Google Forms : présentation, avantages et avis

Google Forms : les conseils et astuces pour bien utiliser les formulaires Google

Google Forms vous permet de créer et de personnaliser entièrement des formulaires et des enquêtes à envoyer à tout le monde. C’est idéal pour les tests, les enquêtes, l’inscription à des événements, la planification d’événements, etc.

Qu’est-ce que Google Forms ?

Si vous connaissez déjà Google Forms, vous pouvez passer directement à la suite. Si ce n’est pas le cas, voici le cours accéléré. Nous allons passer en revue les principes de base et vous faire découvrir ce qu’est Google Forms et comment vous pouvez commencer à l’utiliser immédiatement.

Google Forms est un outil d’enquête gratuit qui fait partie de G Suite, la suite bureautique complète de Google (bien que certains l’appellent Google Docs). Les autres principaux services inclus dans cette suite basée sur le cloud sont Sheets (Excel), Docs (Word) et Slides (PowerPoint).

Google Forms vous permet de collecter des informations auprès de personnes via des questionnaires ou des enquêtes personnalisés. Vous pouvez ensuite connecter ces informations à une feuille de calcul sur Sheets pour enregistrer automatiquement les réponses. La feuille de calcul s’enrichit alors des réponses au quiz ou à l’enquête en temps réel. Cela fait de Google Forms l’un des moyens les plus simples d’enregistrer des données directement dans une feuille de calcul.

Avec Forms, vous pouvez recueillir des réponses, lancer des enquêtes ou créer des quiz pour les étudiants à l’aide d’un simple formulaire en ligne. Vous pouvez partager votre formulaire par e-mail, par un lien direct ou sur les médias sociaux et demander à tout le monde de participer.

Et comme Forms est un outil en ligne, vous pouvez partager et collaborer avec plusieurs personnes sur le même formulaire en temps réel.

Vous en avez assez entendu ? Alors, c’est parti !

Création et personnalisation d’un formulaire

Il existe trois façons de créer un nouveau document Google Form :

  • Accédez à l’application Formulaires sur Google (en haut à droite de tout site Google).

  • Sur Google Drive, cliquez sur Nouveau > Autres > Google Forms.

  • Allez sur forms.google.com et créez un nouveau formulaire à partir de là.

  • Une fois que vous avez créé un nouveau formulaire, que vous lui avez donné un titre ou que vous avez effectué des opérations, il s’affiche dans votre Google Drive.

Pour modifier la couleur ou ajouter une photo, cliquez sur Palette de couleurs pour personnaliser l’apparence du formulaire.

Création de questions dans un formulaire

Chaque question aura la possibilité de choisir entre une réponse courte, un paragraphe, un choix multiple, des cases à cocher, une liste déroulante, une échelle linéaire ou une grille à choix multiple.

Une autre option que vous avez est de sélectionner Obligatoire sur la question. Cela permet de s’assurer qu’il faut répondre à la question avant de soumettre le formulaire.

Les paramètres de chaque réponse vous permettront d’afficher un indice pour la réponse ou la validation des données.

Sur les questions à choix multiple, les cases à cocher et les questions à liste déroulante, vous pouvez ajouter une réponse « Autre ». Cela permettra à l’utilisateur d’ajouter une autre réponse qui ne figure pas dans votre liste.

  • Réponse courte : permet de donner des réponses courtes aux questions.

  • Paragraphe : permet à l’utilisateur de remplir un espace plus grand pour une réponse.

  • Choix multiple : vous pouvez ajouter autant d’options que vous le souhaitez, mais une seule réponse est possible.

  • Cases à cocher : similaire à une question à choix multiple, mais l’utilisateur peut sélectionner une ou plusieurs réponses à la question.

  • La liste déroulante : permet à l’utilisateur de choisir une réponse par le biais d’une sélection déroulante.

  • Échelle linéaire : il s’agit d’une bonne méthode pour une échelle allant de « bon » à « mauvais » ou toute autre échelle de votre choix.

  • Grille à choix multiples : Cette méthode permet de faire apparaître plusieurs questions à choix multiples de manière séquentielle. Cela peut fonctionner pour une échelle linéaire ou des questions à choix multiples répétitives.

  • Date et heure : Cette option est utile pour l’organisation d’un événement afin de savoir à quelle heure vos invités sont disponibles.

Si vous ne voulez pas que votre formulaire s’étende sur toute la page, vous pouvez utiliser le bouton « Ajouter une section » pour créer une autre page.

Une fois que vous avez cliqué sur « Ajouter une section », une nouvelle section est créée. Lorsqu’un utilisateur remplit le formulaire, chaque section sera disponible sur des pages différentes. Il devra répondre à toutes les questions obligatoires et cliquer sur « Suivant » pour passer à la section suivante.

Vous pouvez également prévisualiser votre formulaire à l’aide du bouton « Preview ». Cela vous montrera comment le formulaire est visible pour toute personne à qui vous l’envoyez.

Ajout d’images et de vidéos

Il est très facile d’ajouter des images et des vidéos dans votre formulaire. Les utilisateurs pourront ainsi accéder facilement à toute image ou vidéo mentionnée dans la question.

Vous pouvez insérer une image en la téléchargeant depuis votre ordinateur, en prenant un cliché avec votre caméra Web, en téléchargeant une photo via un lien URL, en ajoutant une photo depuis votre Google Drive ou en recherchant une photo à l’aide d’une recherche Web Google Image.

Une fois que vous avez inséré votre image ou votre vidéo, vous pouvez ajouter des questions ou des descriptions à l’image.

Une vidéo peut être insérée par le biais d’une recherche sur YouTube ou d’un lien URL. La vidéo doit être téléchargée sur l’internet pour qu’elle soit accessible à toute personne remplissant le formulaire.

Paramètres supplémentaires

Message pour les répondants : écrivez un message ou laissez-le tel quel. Ce message s’affichera en guise de confirmation pour toute personne ayant terminé de remplir le formulaire.

Vous pouvez également choisir de permettre aux répondants de soumettre une autre réponse au formulaire, de modifier leur réponse ou de voir un résumé de leurs réponses.

Sous Options de présentation, vous pouvez modifier l’ordre des questions. Cette option est utile si vous créez des tests. Toutefois, n’oubliez pas que les images et les vidéos ne seront pas liées aux questions et qu’elles seront mélangées différemment si ce paramètre est activé.

Extensions supplémentaires

Dans le menu situé dans le coin supérieur droit, les extensions supplémentaires peuvent être utiles si vous souhaitez créer quelque chose qui dépasse les questions et réponses de base d’un formulaire. Il existe de nombreuses options gratuites, allant des sujets mathématiques à la synchronisation avec des applications comme SmartSheet pour les entreprises.

Affichage des réponses à votre formulaire

Dès que vos participants ont rempli leur réponse, celle-ci est visible de votre côté.

Accédez à l’onglet Réponses de votre formulaire et vous pourrez voir le résumé de toutes les réponses et chaque réponse individuelle qui a été soumise. Si vous avez plusieurs réponses, vous pouvez également transférer les données des réponses dans une feuille de calcul.

Vous pouvez également activer les notifications par courriel pour toute nouvelle réponse soumise.

Pourquoi utiliser un chatbot ?

Lors du remplissage de votre Google forms, certains internautes peuvent douter de certaines réponses ou avoir besoin d’informations supplémentaires au sujet de certaines questions. Savez-vous que vous pouvez intégrer un chatbot à votre Google forms ? Le chatbot s’intègre partout même sur WordPress en cliquant ici.

Désencombrer certains services

Certains services peuvent vite se retrouver encombrés par des questions multiples et variées qui ne nécessitent pas des appels en longueur et des sollicitations téléphoniques répétées. Avec un chatbot, vous répondez aux questions de base pour désengorger certains services trop demandés.

Au service du client 24h/24

Vos employés ne sont pas disponibles tous les jours de la semaine et toutes les heures à l’inverse du robot qui sera prêt à répondre toutes les questions et conseiller les clients peu importe le moment. Vous améliorez alors les relations avec vos clients en leur montrant qu’ils peuvent vous joindre à tout moment. Ce chatbot a pour effet d’augmenter l’engagement des clients du même coup.

Dynamiser les ventes

Le chatbot influence directement les ventes en permettant un achat direct à tout moment. Comme le chatbot s’intègre dans tout autre logiciel (WordPress, services Google…), les achats se font à tout moment. Il conseille aussi des produits à acheter pour guider le client dans ses décisions et lui propose un suivi personnalisé. Il traite aussi les paiements pour faciliter le processus de vente.

Modèles

De nombreux modèles sont disponibles sur Google Forms pour tout type de formulaire. Cela peut être un véritable gain de temps si vous ne voulez pas partir de zéro.

Vous pouvez y accéder lorsque vous cliquez sur « Nouveau formulaire » sur la page Web de Google Forms. Vous pouvez également cliquer sur Fichier > Nouveau > À partir d’un modèle.

 

Téléchargement de fichiers dans Google Forms

Les formulaires offrent la possibilité aux utilisateurs de télécharger des fichiers lorsqu’ils soumettent leur réponse.

Si vous l’utilisez pour un compte scolaire, par exemple pour permettre aux élèves de soumettre des fichiers, il vous suffit de modifier la structure de votre question pour en faire une question de téléchargement de fichiers. Vous aurez la possibilité d’autoriser un nombre minimum de fichiers et une taille maximum.

Le téléchargement de fichiers n’est pas disponible pour un compte Gmail personnel. Il ne fonctionne que pour une entreprise ou une organisation scolaire qui est sous un seul domaine.

Si vous souhaitez créer un formulaire de téléchargement de fichiers pour un compte professionnel, il se peut qu’il ne soit pas disponible pour votre organisation. Vous pouvez régler ce problème dans les Paramètres, sous Restreindre aux utilisateurs de l’organisation. Cela permettra de s’assurer que le formulaire n’est disponible que pour une personne de votre organisation, rendant le téléchargement de fichiers disponible dans les formulaires.

Lorsqu’un utilisateur envoie un fichier, il doit être connecté au compte Gmail de son organisation. Sinon, le formulaire ne leur permettra pas d’envoyer de fichiers.

Utilisation de Google Forms dans Google Sites

Grâce aux outils disponibles dans votre G-suite, vous pouvez améliorer vos sites Google en utilisant des formulaires.

Si vous êtes dans l’éditeur de pages Web de votre site Google, vous pouvez insérer un formulaire Google dans le menu Insertion. Il peut s’agir d’un formulaire Google préétabli qui existe déjà dans votre Drive.

Si vous souhaitez inclure une zone sur votre site Web où les utilisateurs peuvent soumettre des fichiers, les formulaires Google peuvent également être utilisés à cette fin. Il suffit de configurer une page qui permet aux utilisateurs de remplir un formulaire où ils peuvent ajouter un fichier. Tous les fichiers qu’ils téléchargent seront envoyés dans votre Google Drive.

Pour afficher les fichiers que les répondants ont soumis, Google Drive créera automatiquement un dossier avec les soumissions de fichiers. Si vous ouvrez votre feuille de calcul des réponses aux formulaires, chaque fichier est suivi dans la feuille de calcul avec un horodatage et le lien Drive vers le fichier.

Utilisation de formulaires pour noter les quiz

Si vous êtes enseignant ou si vous créez un quiz à envoyer, un formulaire Google peut être un moyen facile de le faire. Les formulaires vous permettent de créer de nombreux types de réponses aux questions.

Si vous souhaitez transformer votre formulaire en quiz, ouvrez un nouveau document de formulaire et cliquez sur l’engrenage des paramètres en haut à droite de la page. Sous l’onglet « Quiz », il suffit de cliquer sur « Transformer ce formulaire en quiz » pour le transformer en un formulaire de type quiz.

Avec les quiz, vous pouvez activer des options telles que la date de publication de la note, la possibilité pour le répondant de voir les questions manquées, les réponses correctes ou l’attribution de points aux réponses.

Lorsque vous créez des questions, veillez à remplir la réponse. Cliquez sur Answer Key et choisissez la bonne réponse.

Vous pouvez également ajouter un feedback sur la réponse si le répondant répond de manière incorrecte ou correcte. Ici, vous pouvez expliquer et donner tout commentaire sur la réponse et également créer un lien vers tout site Web.

N’oubliez pas que la fonction de clé de réponse ne fonctionne que pour les questions à choix multiples, les cases à cocher et les questions à liste déroulante.

Lorsque vous publiez les réponses, le répondant peut ouvrir le formulaire Google (ou recevoir un e-mail) pour connaître son score.

Partager un formulaire

Une fois que vous avez rempli votre formulaire, vous souhaitez le partager avec vos contacts. Cliquez sur le bouton Envoyer et saisissez les groupes et les contacts auxquels vous souhaitez l’envoyer. Si vous souhaitez l’envoyer sous la forme d’un lien partageable, une option vous est proposée.

Si vous utilisez Google Classroom, un excellent moyen d’envoyer un formulaire à votre classe consiste à créer un groupe de messagerie Gmail. Ainsi, vous pouvez envoyer le formulaire à tous les élèves sans avoir à leur envoyer un courriel individuel.

Vous pouvez également ajouter un formulaire à votre site Google Classroom en créant une nouvelle affectation. Joignez un formulaire enregistré dans votre Google Drive et votre nouveau devoir sera créé. Les élèves peuvent se rendre sur la page de la classe, cliquer sur l’affectation et envoyer une réponse via votre formulaire Google.

Notre avis sur Google Forms

Google Forms est un outil utile qui vous permet de créer des enquêtes avec une grande variété d’options de personnalisation. Dans ce guide, nous verrons les méthodes les plus courantes pour créer et personnaliser votre propre formulaire Google.

Google Forms offre de nombreuses options de personnalisation. Vous pouvez créer des enquêtes complexes de collecte de données ou des quiz complexes avec notation. Et avec la complexité supplémentaire des scripts et des modules complémentaires, il n’y a presque rien qui soit hors de portée.